Luồng giao tiếp trong một tổ chức có thể chạy theo ba hướng: từ trên xuống, từ dưới lên và theo chiều ngang.
Hệ thống liên lạc từ trên xuống
Hệ thống liên lạc từ trên xuống Giao tiếp là hình thức giao tiếp từ trên xuống dưới, từ người sử dụng lao động đến người lao động, từ người hoạch định đến người thực hiện. Luồng giao tiếp này có liên quan đến cấu trúc thứ bậc của tổ chức. Thông báo từ trên xuống dường như rộng hơn. Ví dụ, một chỉ thị đơn giản từ cấp trên có thể trở thành một kế hoạch thực hiện cho cấp dưới.
Chúng ta cần chú ý những điều sau trong hệ thống thông tin liên lạc này.
- Một người giữ chức vụ càng cao trong tổ chức thì kiến thức của anh ta càng sâu rộng về các mục tiêu, cấu trúc của tổ chức, v.v.
- Thông báo từ trên xuống có thể khác nhau về tỷ lệ. Cả tin nhắn viết và tin nhắn đều có xu hướng mở rộng hơn. Sự mở rộng này bắt nguồn từ nỗ lực ngăn chặn thông tin bị bóp méo.
- Khi thông điệp đi từ trên xuống dưới qua các cấp tổ chức, chúng có xu hướng thay đổi nội dung và ý nghĩa. Sự thay đổi này một phần là kết quả của giao tiếp chuỗi, và một phần là do mỗi mức độ chấp nhận đòi hỏi phải diễn giải rõ ràng hơn. Tin nhắn nói bị bóp méo nhiều hơn tin nhắn viết.
Hệ thống thông tin liên lạc từ dưới lên
Giao tiếp từ dưới lên là điều cần thiết và có giá trị trong quản trị kinh doanh, nhưng nó không phải lúc nào cũng đáng tin cậy. Nói chung, liên kết giao tiếp từ dưới lên là thông tin phản hồi từ luồng giao tiếp từ trên xuống. Nhân viên cấp dưới báo cáo với cấp trên về bản thân, đồng nghiệp, công việc, phương pháp làm việc và nhận thức của họ về tổ chức. Những nhận xét này là phản hồi cho luồng tin nhắn bằng văn bản và lời nói từ trên xuống dưới qua nhiều kênh khác nhau.
Phản hồi chính xác sẽ giúp nhà quản lý có được thông tin về cảm xúc và suy nghĩ của cấp dưới để giúp họ phát hiện ra những nhân viên có triển vọng, những nhân viên “chậm chạp” và chuẩn bị các luồng giao tiếp từ trên xuống để hiệu quả hơn. Nhưng sự giao tiếp từ dưới lên này có thể đánh lừa cấp trên, vì nhìn chung cấp dưới sẽ báo cáo những gì họ tin, cấp trên thích nghe chứ không phải những gì họ nên báo cáo. Ngoài ra, khi báo cáo với cấp trên, nhân viên nhận thấy có nguy cơ bị ngược đãi, nếu họ phải nói ra sự thật. Luồng giao tiếp từ dưới lên thực sự đáng tin cậy, khi cả hai bên tin tưởng nhau ở mức độ có thể bộc lộ bản thân.
Những điều cần được xem xét trong hệ thống giao tiếp này là:
- Giao tiếp từ dưới lên về bản chất là phản ứng với các đề xuất và hành động của cấp trên.
- Cấp dưới thường báo cáo những gì họ nghĩ rằng sếp của họ thích nghe, ngay cả khi thông tin không chính xác.
- Mối quan hệ giao tiếp từ dưới lên dựa trên sự tin tưởng của cấp dưới đối với cấp trên.
- Giao tiếp từ dưới lên thường là mối đe dọa đối với cấp dưới.
Quan thoại hệ thống giao tiếp ngang
Quan thoại hệ thống giao tiếp ngang Thường dùng để mô tả mối quan hệ trao đổi giữa hai cá nhân, hai bộ phận cùng cấp. Biểu đồ tổ chức không phản ánh mối quan hệ theo chiều ngang giữa các cấp. Nhưng trên thực tế những mối quan hệ này là cơ sở để đạt được sự phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận. Các nhân viên cùng cấp có xu hướng nói chuyện với nhau về công việc, sếp của họ, điều kiện làm việc và thậm chí cả những vấn đề cá nhân không liên quan đến công việc. Giao tiếp này có thể đóng góp vào công việc nhóm và các mục tiêu duy trì.
Vì vậy, các nhà quản lý cần hiểu rằng các mối quan hệ giao tiếp không chính thức luôn tồn tại trong bất kỳ tổ chức nào. Giao tiếp, hành vi và thái độ không chính thức (phi công việc) phát triển cùng với giao tiếp chính thức, củng cố mặt tâm lý và đẩy nhanh hiệu quả hoạt động của tổ chức. Hơn nữa, nó xác định các mối quan hệ giao tiếp từ trên xuống và từ dưới lên, và đóng vai trò điều phối trong tổ chức. Các phòng ban phối hợp các hoạt động của họ để hoàn thành công việc như một lộ trình liên tục.