Hệ thống cấp độ giao tiếp giúp chúng ta hiểu được hiệu quả của từng tình huống giao tiếp. Hệ thống này dựa trên quan điểm rằng hiệu quả của giao tiếp tăng lên, khi những người tham gia vào quá trình giao tiếp nhận được phản hồi nhanh chóng và có thể quan sát các yếu tố phi ngôn ngữ trong quá trình giao tiếp. Mọi người chia thành 3 cấp độ giao tiếp khác nhau:
- Cấp độ 1: Hình thức giao tiếp hiệu quả nhất là hình thức giao tiếp được thực hiện song phương, mặt đối mặt. Cả hai bên có thể nhận thông tin trực tiếp bằng ngôn ngữ khác Nhờ tin nhắn không lời đi kèm, mọi hiểu lầm và thông tin không chính xác sẽ nhanh chóng được làm rõ trong quá trình giao tiếp rình rập. Các hình thức giao tiếp điển hình là phỏng vấn trực tiếp, trò chuyện song phương và hội nghị.
- Cấp độ 2: Hình thức giao tiếp kém hiệu quả cũng được thực hiện song phương, nhưng không có mặt đối mặt. Ở cấp độ này, phản ứng với thông tin vẫn diễn ra nhanh chóng, nhưng không có sự hỗ trợ của các yếu tố phi ngôn ngữ khác. Một ví dụ của kiểu giao tiếp này là cuộc trò chuyện qua điện thoại.
- Cấp 3: Đây là một hình thức giao tiếp Kém hiệu quả và chỉ khi cần thiết. Thông điệp được trình bày chủ yếu dưới dạng văn bản. Hình thức giao tiếp này không chỉ thiếu yếu tố phi ngôn ngữ, mà còn phản ứng nhanh với thông tin.
Trong quản trị doanh nghiệp và trong các giao dịch thương mại, chúng ta không thể chỉ sử dụng các hình thức giao tiếp hiệu quả nhất ở cấp độ 1. Những hạn chế về thời gian, không gian và tài chính giải thích tại sao chúng ta thường sử dụng hình thức giao tiếp bằng văn bản. Nhìn chung, trong quản trị kinh doanh phải sử dụng tổng hợp nhiều hình thức giao tiếp. Kết hợp các hình thức giao tiếp để giải quyết vấn đề thường là cách hiệu quả nhất về tổng thể. Khi giải quyết những vấn đề phức tạp, tốt nhất chúng ta nên trao đổi thông tin bằng văn bản trước, sau đó tổ chức các cuộc họp đàm phán trực tiếp. Mặt khác, liên lạc bằng văn bản cũng cần thiết đối với các vấn đề pháp lý, ghi chép và tài liệu.